Ottimizzare il tempo: un sogno che diventa realtà. Per un analista che lavora su Tableau, i dati sono i protagonisti di intere giornate. Scrivere gli stessi campi più e più volte in cartelle di lavoro differenti è sicuramente una delle azioni più comuni, ma anche la più dispendiosa in termini di tempo. È un compito ripetitivo che presenta comunque l’insidia più temuta da tutti i data analyst: riportare formule e campi in modo scorretto, soprattutto se si lavora in gruppo allo stesso progetto.
Il team di Tableau ha sviluppato una soluzione sicura al 100% e supportata nei principali formati. Non tutti conoscono questa funzionalità, che presenta vantaggi soprattutto in termini di tempo!
Le funzionalità “copia e incolla” di Tableau
Con Tableau è possibile eseguire diverse azioni volte all’ottimizzazione del tempo. Eccone alcune.
1- copiare e incollare fogli da una cartella di lavoro all’altra (compresa l’origine dei dati ad essi associata)
2- copiare, incollare e duplicare i campi calcolati in un’unica cartella di lavoro
3- copiare e incollare i campi di origine differente nella stessa cartella di lavoro
4- copiare e incollare le funzioni di calcolo da una cartella di lavoro all’altra
Il punto 4 è il più interessante e il meno conosciuto. Grazie a questa funzionalità è possibile creare un’unica cartella di lavoro contenente tutte le funzioni di calcolo più comuni da copiare e impiegare in altre cartelle all’occorrenza.
5 consigli sulla creazione di un template per la cartella di lavoro per ottimizzare il tempo
Creare un template per la cartella di lavoro di calcolo è un aspetto strategico che consente di sfruttare al meglio tutte le funzionalità di Tableau e di ottimizzare il tempo.
Ecco 5 consigli per configurare una cartella di lavoro perfetta.
1- Scegliere un nome intuitivo. Consigliamo di nominare i fogli di calcolo in base alla loro funzione. Questa scelta si rivela ottimale quando si copia la formula in un’altra cartella di lavoro. A un rapido sguardo è infatti possibile sapere di quale campo di calcolo si tratta e comprendere se si ha la necessità di impiegarlo o meno nella nuova cartella.
2- Evitare i calcoli nidificati. Poiché su Tableau non è possibile creare sotto-cartelle, è complicato mantenere un ordine preciso delle diverse funzioni. Meglio nominare i vari campi secondo criteri semplici e lineari.
3- Scrivere commenti. Annotare almeno due tipologie di informazioni può essere di aiuto per comprendere anche in futuro di cosa si tratta. È consigliabile inserire una breve descrizione circa la tipologia di calcolo e la natura della funzione. Occorre però prestare attenzione poiché quando si cambia una formula, il commento non è in automatico aggiornato. È buona norma inserire anche un valore temporale come la data di inserimento del suddetto campo.
4- Sapere quando non copiare e incollare i campi. Copiare e incollare funzioni di calcolo da una cartella di lavoro a un’altra è realmente vantaggioso in termini di tempo. Ci sono però situazioni in cui è meglio evitare tale azione. Quando c’è la necessità di creare fogli con calcoli complessi è meglio non procedere con il copia e incolla delle funzioni memorizzate, ma creare da zero il tutto.
5- Memorizzare ciò che si utilizza più frequentemente. Avere un’organizzazione personale rappresenta l’aspetto più importante per ottimizzare il tempo. Creare una cartella di lavoro propria, in base alle funzioni che maggiormente si utilizzano, è la soluzione ideale. È inutile inserire tutte le funzioni, sono sufficienti quelle impiegate più volte.
Seguire questi consigli e applicare questa metodologia di lavoro, permette di risparmiare molto tempo nell’arco del mese. Lavorando in team, avere una cartella di lavoro contenente tutte le funzioni di calcolo impiegate con più frequenza, rappresenta un valore aggiunto. Tutto questo è possibile grazie a Tableau!
